PERSONAL DATA AND INFORMATION NOTICE FOR HONG & FONG’S VALUED CLIENTS/PROSPECTIVE CLIENTS

1.       GENERAL PRINCIPLE

Collection of Personal Data

In view of the recent enforcement of the Personal Data Protection Act 2010 (“the PDPA Act”) in Malaysia, we are required to comply with the PDPA Act and this Personal Data and Information Notice is to help you better understand the manner in which your personal data is managed and to give you the options available for you to access or limit the use of the information you have provided to us. The PDPA Act requires us to obtain your consent for the usage and processing of your Personal Data.


Categories of Personal Data collected
•  Name, National Registration Identity Card number and date of birth
•  Marital status and occupation
•  Income range
•  Type of loans in existence
•  Contact details including address, phone/fax number and email address
•  Any other personal data required for the purposes of the transaction involved

2.       NOTICE & CHOICE PRINCIPLE

Purpose of collecting your data

The Personal Data collected from you will be and will continue to be used for the following purposes:
•  to process your application in relation to loans and/or consent to the appropriate authority;
•  to deliver notices and correspondence, whether present or future to you;
•  in order for you to enter into agreements and/or contracts with:
        > other parties to purchase/sell properties/shares/products; and
        > financial institutions to procure financing;
•  our internal record keeping;
•  meeting any legal or regulatory requirements relating to our provision of services;
•  vacant possession – handover of keys.


Non-Provision of Personal Data

Failure to disclose sufficient Personal Data may result in:
(a)  the inability of the parties to enter into the necessary agreements in relation to the required transactions; and
(b)  us being unable to provide you with the appropriate advice required in your transaction.

3.       DISCLOSURE PRINCIPLE

Your Personal Data will be kept confidential but such personal data may be provided to the following parties for the purposes set out in paragraph 2 above:
(a)  any related branches of Hong & Fong, including those established in the future;
(b)  our auditors, consultants, accountants and other professional advisers;
(c)  developers, management corporations and financial institutions;
(d)  statutory authorities, e.g. the High Courts in Malaya, the relevant Land Offices/Registries, Lembaga Hasil Dalam Negeri and local councils; and
(e)  any party to whom we are compelled or required to do so under law in response to a competent or government agency.

4.       SECURITY PRINCIPLE

Safeguards

We shall keep and process your data in a secure manner. We endeavour to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your Personal Data and in the destruction of your Personal Data.


Data Transfer and Sharing

Where we consider necessary or appropriate for the purposes of your Personal Data storage or processing or providing any service on our behalf to you, we may transfer your Personal Data to another member of our branch or third party service providers within or outside the country in which we are established, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.

5.       RETENTION PRINCIPLE

The Personal Data provided to us shall be destroyed or deleted after the transaction/purpose for which the same was collected has been completed and such data is no longer required. In any event our retention policy is only for the duration of six (6) years.

6.       DATA INTEGRITY PRINCIPLE

The Personal Data collected from you for the purpose for which it was collected shall be:
(a)  accurate;
(b)  complete;
(c)  not misleading; and
(d)  kept up-to date.

7.       ACCESS PRINCIPLE

You have the right to request access to and correction of your Personal Data and in this respect, you may:
(a)  check whether we hold or use your Personal Data and request access to the same; and
(b)  request that:
        (i)    we correct any of your Personal Data that is inaccurate, incomplete or out-of-date;
        (ii)   your Personal Data be retained by us only as long as it is necessary for the fulfilment of the purposes for which it was collected; and
        (iii)  we specify or explain the procedures in relation to the use of your Personal Data handled by us.

 

NOTIS DATA DAN MAKLUMAT UNTUK KLIEN/BAKAL KLIEN YANG DIHARGAI HONG & FONG

1.        PRINSIP UMUM

Pengumpulan Data Peribadi

Notis Data dan Maklumat Peribadi ini dikeluarkan kepada semua klien/bakal klien kami yang dihargai selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010 (“APDP”) dimana Notis ini adalah untuk membolehkan anda lebih memahami cara Data Peribadi anda diproses dan anda mempunyai pilihan untuk menghadkan akses dan penggunaan maklumat yang telah dibekalkan kepada kami. APDP mewajibkan kami untuk mendapatkan persetujuan anda untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda.


Kategori Maklumat Peribadi
•     Nama, nombor Kad Pengenalan dan tarikh lahir
•     Status perkahwinan dan pekerjaan
•     Pendapatan
•     Jenis pinjaman yang sedia ada
•     Maklumat hubungan seperti alamat, nombor telefon/fax dan alamat e-mel
•     Apa juga maklumat peribadi yang diperlukan untuk tujuan transaksi anda

2.        PRINSIP NOTIS & PILIHAN

Tujuan Pengumpulan Data Peribadi
Data Peribadi yang diberikan oleh anda akan digunakan dan diproses bagi tujuan-tujuan berikut:
•     untuk memproses permohonan anda untuk pinjaman dan/atau kelulusan kepada pihak berkuasa;
•     penyampaian notis dan surat-menyurat, samada sekarang atau akan datang kepada anda;
•     untuk membolehkan anda memasuki perjanjian dan/atau kontrak dengan:
          >    pihak lain untuk membeli/menjual hartanah/saham/produk; dan
          >    institusi kewangan untuk memperolehi pinjaman kewangan;
•     simpanan rekod dalaman kami;
•     memenuhi sebarang keperluan undang-undang atau kawal selia berkaitan dengan pembekalan perkhidmatan kami;
•     milikan kosong – penyerahan kunci.

Kesan Kegagalan untuk memberikan Data Peribadi
Kegagalan untuk membekalkan Data Peribadi akan menyebabkan:
(a)   menjejaskan keupayaan pihak-pihak untuk memasuki perjanjian yang diperlukan untuk tujuan transaksi anda; dan
(b)   mengakibatkan kami tidak dapat memberikan anda nasihat yang sepadan dengan transaksi anda.

3.        PRINSIP PENDEDAHAN

Data Peribadi anda akan dirahsiakan tetapi anda dengan ini membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak berikut untuk tujuan-tujuan di dalam perenggan 2:
(a)   mana-mana syarikat berkaitan Hong & Fong, termasuk yang bakal ditubuhkan pada masa akan datang;
(b)   juruaudit, perunding, akauntan dan penasihat professional kami;
(c)   pemaju, badan pengurusan dan institusi kewangan;
(d)   agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun seperti Mahkamah Tinggi di Malaya, pejabat Pendaftar/Pentadbir Tanah, Lembaga Hasil Dalam Negeri dan majlis perbandaran/bandaraya; dan
(e)   mana-mana pihak dimana kami diwajibkan berbuat demikian dibawah undang-undang atau sebagai tindak balas kepada agensi kompeten atau kerajaan.

4.        PRINSIP PERLINDUNGAN

Perlindungan
Kami akan menyimpan dan memproses Data Peribadi anda dengan selamat. Kami akan berusaha untuk melaksanakan perlindungan dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang sesuai dan selaras dengan undang-undang dan peraturan yang sedia ada untuk menghalang pemprosesan dan kemusnahan Data Peribadi anda dalam cara yang tidak dibenarkan.

Pemindahan dan Perkongsian Data Peribadi
Dimana kami menganggap perlu untuk tujuan penyimpanan atau pemprosesan Data Peribadi anda, kami boleh memindahkan Data Peribadi anda kepada ahli lain dalam syarikat-syarikat kumpulan kami atau pembekal perkhidmatan ketiga di dalam atau di luar Negara dimana kami ditubuhkan di bawah syarat kerahsiaan dan tahap perlindungan keselamatan yang serupa.

5.        PRINSIP SIMPANAN

Data Peribadi anda yang dibekalkan kepada kami akan dihapuskan dan dipadamkan setelah tamat transaksi/tujuan data itu dikumpulkan dimana data tersebut tidak lagi diperlukan. Polisi simpanan kami adalah untuk selama enam (6) tahun sahaja.

6.        PRINSIP INTEGRITI DATA

Data Peribadi anda yang dibekalkan untuk sesuatu tujuan tersebut hendaklah:
(a)   tepat;
(b)   lengkap;
(c)   tidak terpesong; dan
(d)   dikemaskinikan.

7.        PRINSIP AKSES

Anda berhak untuk meminta akses kepada dan membuat pembetulan terhadap Data Peribadi anda yang berada didalam simpanan kami dan dalam hal ini, anda boleh:
(a)    menyemak sama ada kami menyimpan atau menggunakan Data Peribadi anda dan meminta akses kepada data tersebut; dan
(b)    meminta agar:
        (i)    kami membetulkan sebarang Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak kemaskini;
        (ii)   kami hanya menyimpan Data Peribadi anda hanya selama mana yang diperlukan untuk memenuhi tujuan data tersebut dikumpul; dan
        (iii)  kami menerangkan prosedur kami mengendalikan Data Peribadi anda.